Кейс · автоматизация работы

Как превратить болтовню на встречах в задачи — не записав ни строчки руками

Ассистент слушает мои встречи, пишет разборы, раскладывает задачи по проектам и рисует итоги дня. Я только говорю «да».

Собрала Юлия Вахрушева. Продакт в образовательных продуктах: пять-шесть встреч в день, и после каждой остаётся хвост из договорённостей, который надо куда-то донести. Дальше — как я перестала доносить его руками.

Июнь–август 2026 · три месяца работы системы

112

встреч разобрано

392

задачи заведено: 3–4 со встречи

~19 часов

сэкономлено на переносе: 112 встреч × ~10 минут — больше двух рабочих дней

3 раза

в рабочий день разбор запускается сам

баз знаний обновляются из разборов

Каждый
вечер

карточка итогов — автоматически

Цифры считаются по цифровому следу: разборам, очереди задач и логам. Работа в почте, в документах и в живом разговоре сюда не попадает — это не весь день, а его видимая часть.

01 · проблема

Встреча закончилась — и всё

Вторник, шестая встреча за день. На третьей договорились, кто пишет урок к пятнице. Кто именно — к вечеру уже не помню. Открываю заметки: два слова и стрелочка.

Так протекает почти каждый день. Договорились вслух — и потеряли:

«Давайте сделаем» — а кто и когда, повисает. Задача есть, владельца нет, срока нет.
После встречи надо сесть и вбить задачи в трекер. Именно этот шаг я откладываю до «потом», и «потом» не наступает.
Как я сама веду встречу — не видит никто. Дожала или продавила? Дала высказаться или забрала микрофон? Обратной связи ноль.
Вечером день не собирается в картину. Что сделала, сколько закрыла, где горит — не вспомнить без усилия.
Длинные отчёты я не читаю. Пролистываю и закрываю. Текстовая простыня не работает.

Инструментов для встреч много. Проблема не в записи — проблема в том, что после записи всё равно надо всё делать руками.

02 · решение

Конвейер, где руками — только «да»

Встреча проходит по одному маршруту сама — и ровно один раз останавливается.

Шаг 01 Записалась Разговор — в полный транскрипт.

Шаг 02 Разобралась Договорённости, владельцы, сроки.

Шаг 03 Превратилась в задачи Каждая — в свой проект.

Шаг 04 Дождалась моего «да» Конвейер замирает и ждёт. только я

Шаг 05 Уехала в трекер В трекер, и запись в лог.

Первые три шага идут без меня. Четвёртый не пройдёт без меня никогда — на нём и держится доверие ко всей конструкции.

Что происходит с каждой встречей

Запись превращается в текст. Не куцое саммари, а полный транскрипт — по нему видно, кто что пообещал дословно.
Из текста собирается разбор. О чём договорились. Кто за что отвечает и к какому числу — «к пятнице» сразу становится конкретной датой. Чего не хватило. Черновик повестки на следующий раз с готовыми сообщениями, которые можно скопировать и отправить. И отдельно — как вела встречу я, с одной точкой роста на завтра.
Разбор ложится в архив. С датой и номером встречи — чтобы видеть динамику по теме и не разбирать одно и то же дважды.
Задачи раскладываются по проектам. Не в общую кучу, а каждая в свой список. Своё отделяется от того, что я поручила другим.
Всё замирает и ждёт меня. Ни одна задача не уедет в трекер, ни одно письмо не уйдёт коллеге, пока я не скажу «да». Правлю формулировки и сроки — потом отправляю.

Очередь задач на одобрение: заголовок встречи, десять пронумерованных задач с названием списка в квадратных скобках и датой, внизу мой ответ — «одобряю 1–7 и 9, 8 сними, в 10 поставь пятницу» — Так очередь выглядит в чате. В квадратных скобках — список, в который задача уедет: это и есть раскладка по проектам. Пока я не ответила, в трекере этих задач нет. Внизу — ровно то, что я делаю руками.

Что вокруг конвейера

Сам конвейер закрывает главную дыру. Вокруг него — то, что закрывает соседние.

Договорились о встрече — слот в календаре появляется сразу, пока его не занял кто-то другой. Но приглашения не рассылаются: это уже необратимо, это решаю я.
По каждому проекту — живая сводка решений, рисков и статусов.
Отложенные «вернёмся позже» не теряются, а лежат на парковке.
Несколько раз за день система сама подхватывает завершившиеся встречи.
Вечером собирает итоги дня — картинкой, а не текстом.

03 · итоги дня

Итоги дня, которые хочется открыть

Раз в день система рисует карточку в формате сторис. Не таблица, не отчёт — постер.

На нём: длина рабочего дня, что я сегодня решила и закрыла, сколько задач породили встречи, над чем поработала в проектах. Плюс мои удачные ходы в разговорах, «слово дня» и шутливый девиз — чтобы карточку хотелось посмотреть, а не пролистать.

Вертикальный постер итогов дня: заголовок «Август, ты бардак», 9:39 рабочих часов, список из семи сделанных дел, блоки встреч, проектов и личного, полоса цифр дня, слово дня, практики дня и главная линия дня — Карточка за один рабочий день — как есть, только имена коллег и названия проектов заменены на роли. Открыть крупно.

Текстовую сводку я закрывала не глядя. Карточку — открываю каждый вечер.

В этом весь фокус: не «сделать отчёт», а сделать так, чтобы им пользовались.

04 · как это собрано

Четыре опоры и маршрут одной фразы

Система стоит на четырёх опорах. Каждая делает ровно одно.

Уши Granola

Пишет встречу и превращает речь в текст. Отсюда всё начинается.

Мозг Claude Code

Читает транскрипт и применяет правила: что считать договорённостью, куда какая задача, как перевести «к пятнице» в дату. Все правила — в одном документе-инструкции. Меняю поведение системы — правлю одно место, а не десять скриптов.

Руки Python и API

Скрипты кладут задачи в Google Задачи, ставят слоты в календаре, считают длину рабочего дня, собирают карточку.

Память Обычные файлы на диске

Архив разборов, базы знаний, парковка отложенного, очередь задач на одобрение, логи. Всё текстом — поэтому система помнит контекст и переживает перезапуск.

Как между ними течёт информация

Проследим за одной фразой. На встрече прозвучало:

Сказано вслух Сделай урок к пятнице

УшиGranola записала и расшифровала.
МозгClaude узнал в этом задачу: нашёл владельца, перевёл «пятницу» в конкретную дату, положил в разбор.
ПамятьРазбор лёг в архив — с номером встречи, чтобы повторный прогон не создал копию.
ПамятьЗадача встала в очередь и ждёт меня.
РукиЯ сказала «да» — Python отправил её в нужный проект Google Задач и записал в лог.
РукиВечером этот же лог питает карточку дня: «столько-то задач сегодня родилось».

Одна фраза прошла весь путь от микрофона до трекера и вечернего постера. Руками я сделала одно движение — сказала «да».

05 · почему сработало

Дело не в инструментах, а в правилах

Инструменты можно поменять на любые другие. Работает система из-за того, что в них зашито.

Машина готовит, решаю я Она пишет разбор, собирает задачи, находит слот. Но нажать «отправить» — моё. Автоматизируется черновик, а не решение.

Задача сразу попадает домой Не в свалку «разберу потом», а в свой проект. Список остаётся рабочим, в него не страшно заглянуть.

Запусти дважды — дубля не будет Каждую встречу система узнаёт по номеру. Повторный прогон не наплодит копий.

Четыре точные лучше двенадцати размытых Нет владельца или срока — так и пишем: «не назначен, уточнить». Не выдумываем, чтобы было красиво.

Разбор говорит и про меня Не только «что решили», но и «как ты вела»: где дожала аргументом, где отдала микрофон, где забыла подвести итог. С одним фокусом на следующий раз.

Сводка — картинкой Потому что текст я не читаю, а картинку смотрю. Формат подстроен под то, как я реально живу, а не под то, как «правильно».

Система помнит Правила и решения лежат в файлах, а не в чьей-то голове. Перезапустили — ничего не забыла.

Ошибиться в закрытии дороже, чем в открытии Лишняя открытая задача завтра попадётся на глаза. Ошибочно закрытая исчезнет молча. Поэтому закрываю только я и только вручную.

06 · честно о слабых местах

Где спотыкается

Не всё гладко. Вот где — и что я с этим делаю.

Путает, кто говорил Авто-разметка сваливает участников в кучу. Поэтому кто чей автор — определяю по смыслу реплик, а не по метке. Сомневаюсь — пишу «уточнить», а не приписываю человеку слова, которых он не говорил.

Врёт на именах и терминах Расшифровка не идеальна. Разбор всегда сверяю со здравым смыслом, а не глотаю как есть.

Фоновый запуск не помнит чат Он сработал ночью, а я не ответила — и предложение потерялось бы. Поэтому задачи ждут в очереди, пока я до них не дойду.

Плодила копии одной встречи Разные запуски сохраняли разбор под разными именами. Вылечили: узнаём встречу по номеру, а не по названию файла.

Запись отваливается Доступ к записи иногда просит переподключиться руками.

Видно только цифровой след Работа в почте, в документах, в живом разговоре в счёт не попадёт. Поэтому цифры честно помечены: это не весь день, а его видимая часть.

Сводки устаревают Устаревший факт хуже, чем никакого. Поэтому базы не только пополняю, но и чищу, а сомнения выношу наверх, а не оставляю «как было».

07 · что я поняла

Как превратить набор скриптов в систему

Скрипт что-то делает. Система работает без меня и не разваливается. Разница — вот в этом.

Один мозг вместо десяти скриптов. Все правила в одном документе. Меняю поведение в одном месте, а не ищу по файлам.
У каждого факта — один дом. Архив, сводки, парковка. Ничего не дублируется, искать негде больше, чем в одном месте.
Любой шаг можно повторить. Без страха «а вдруг задвоится». Иначе автозапуск опасен.
Граница между «можно само» и «только я». Готовить черновик, ставить свой слот — машина. Отправлять, приглашать, закрывать — человек. Это не ограничение, это устойчивость.
Состояние живёт в файлах. Очереди и логи на диске. Запуск без памяти ничего не роняет.
Обратная связь встроена, а не приделана. Система не только напоминает, но и показывает, как прошёл день и как я говорю на встречах.
Вывод — под то, как человек живёт. Не читаю текст — получаю картинку. Система полезна, только если её результатами реально пользуешься.
Чистка по расписанию. Сводки стареют — значит, их надо не только копить, но и пересматривать.
Частота под человека. Сначала разбор запускался каждый час — я не успевала читать. Стало три раза в день. Расписание — тоже часть системы, а не мелочь.

Юлия Вахрушева — продакт в образовательных продуктах. Собираю инструменты с нейросетями для работы и семейной рутины.

Написать: Telegram · ВКонтакте

Ещё материал: Семейная операционка в Клоде — пошаговая инструкция, как собрать похожую систему для расписания семьи.